电商后台：财务对账系统总结

进入这家公司做的第一个项目就是财务对账系统规划，当时对公司业务还不是特别了解，只是根据业务的需要梳理了一期的功能点；大概了解了财务对账的流程，就秉着能解决释放人力的想法开始做原型。因为不了解业务，也在该项目进行的过程中发现了无数的坑，不过也是因为这个项目，让自己真正了解了公司的很多业务；也开始对各个系统逐步都有了深入的了解。

好了不废话了，开始财务对账系统项目的介绍。

一. 规划背景

业务线比较多，每个月底财务人员经常加班线下手动核对账物；繁琐，业务线比较多，经常加班也让财务人员苦不堪言；所以产品决定做财务对账系统，充分解放财务人员人力。

二. 功能整理

1. 每个月底出具公司账单

分别从公司维度，平台维度，店铺维度按财务需求出具；所有的取值口径都来源于ERP系统订单销售数据；账单出具后和财务一起核对数据，发现与ERP系统原始的数据很对不上，开始查找原因，也发现了一些坑；具体如下：

1. ERP系统中商品编码的随意修改，导致两个系统的编码不一致；

2. 商品基础属性，商品税率修改后取值问题；

3. 修改时间的不规律性，ERP中有些未做历史记录等。

基础数据的随意修改，ERP中有的基础资料更改未做记录，因此和财务再一次确认口径后，让研发人员修改保证账单的一致性

2. 平台对账账单

由于当时所有的业务线订单在一起，每个平台出具账单的不统一性，故只能是根据财务实际需要，按不同的规则出具；不过整个的流程上基本相似，区分点都是在某些字段金额的计算上。

（1）实施步骤

• 财务人员将平台上出具的账单导出（由于平台未开具接口，账单数据只能是财务手动来导出，再导入到自己的内部对账系统）

• 财务人员将平台的账单存入本地文件夹，通过共享工具

• 财务对账系统每天定时查询未导入的账单表

• 通过规则匹配ERP的销售订单数据

• 按规则将不同的金额分配到不同的商品上

• 然后根据财务的实际需要按商家将不同的金额汇总，出具账单

（2）经验总结

• 先了解业务后，再去设计功能，画原型

• 出具PRD时，一定要大致了解订单的情况，或许一般的电商公司订单情况不会负责，我们公司的订单因为有多个系统的交互，结构上相对要负责一些 ；环环相扣

• 及时和业务核对，发现未完善的PRD规则，按实际情况将规则调整，补充完整

• 一定要根据不同的业务线，设计不同的平台对账

• 多和财务人员沟通，了解财务账单和对账方式

3. 供应商对账单

之前介绍过，公司的采购分为内采和外采，但是由于历史原因，现在的结账并没有规范化，账期都很随性，因此前段时间设计了供应商对账功能；本章主要介绍外采对账，内采对账不做介绍。

（1）实施步骤

• 建立供应商结算账期

• 按账期出具每个供应商的可结算金额

• 财务人员进行账单核对，审核发票

• 根据发票填写结算金额，上级领导审批

• 公司财务出纳打款给供应商（这块可以做成系统自动化，也可以根据公司实际情况，线下打款后，做系统中做记录即可）

（2）经验总结

供应商结算，分现结和铺货结算；不过铺货的方式占多数，铺货结算指的是周期内出库了多少商品再结算；这种结算方式在很多公司都有使用。

但这种结算，也存在一定的弊端。如：两个供应商供应同一商品，结算时就不知道要把具体的款项结算给哪个供应商，所以只能是根据不同的情况来做处理；故：出具结算规则时，一定要和业务人员沟通，了解公司的实际情况后，按公司的实际业务制定PRD规则，再出具结算账单

总结

对账很多公司都在做，但也不是每个都会做；很多都是根据业务需要，直接对接三方的财务系统，按不同的业务需要生成凭证后这期的账单就算结束。因此，对账部分每个公司都不同，而我只是按以往的经验介绍些思路，如有不对之处，还请同行们多多指证。

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